Online reserveringssystemen voor hotels en B&B’s

Waar kan iemand een kamer in jouw hotel reserveren?

De website van een hotel, bed & breakfast of welke andere logiesverstrekkers dan ook, kan niet zonder eigen online reserveringssysteem. Je gasten verwachten dat er op jouw website direct gereserveerd kan worden. Bovendien bespaar je met een eigen online reserveringssysteem op de commissiekosten van externe boekingssites. Deze kosten kunnen oplopen tot wel 20% van de overnachtingsprijs. In dit artikel geef ik een overzicht van reserveringssystemen die vaak door hotels en bed & breakfasts worden gebruikt.

Hotels en andere logiesverstrekkers maken gebruik van meerdere softwareprogramma’s om reserveringen aan te nemen en bij te houden. In dit artikel maak ik onderscheid tussen de volgende drie systemen:

1. Een reserveringsformulier (Web Booking Engine of WBE genoemd, om reserveren via je eigen website mogelijk te maken)
2. Een channel manager (om prijzen en beschikbaarheid met andere online reserveringssystemen te synchroniseren)
3. Een reserveringssysteem (ook Property Management System genoemd of PSM genoemd. Hierin staan alle reserveringen, prijzen, rekeningen en meer)

Je kunt deze systemen bij verschillende leveranciers afnemen en aan elkaar koppelen. Maar er zijn ook leveranciers die een alles-in-één pakket leveren waardoor alle onderdelen automatisch aan elkaar zijn gekoppeld. 

Deze systemen zijn aan elkaar gekoppeld zodat ieder systeem op ieder moment weet hoeveel kamers er nog beschikbaar zijn en wat deze kosten.

1) Online reserveringsformulier voor op je eigen website

Je hebt een online reserveringsformulier nodig om reserveringen via je eigen website aan te kunnen nemen. Zo’n formulier wordt ook wel een ‘Internet Booking Engine’ (IBE), ‘Online Booking Engine’ (OBE) of ‘Web Booking Engine’ (WBE) genoemd. Voorbeelden:

• Smarthotel uit Nederland heeft de ‘Responsive boekingsmodule’ (zeer goed).
• Cubilis uit België heeft de ‘Booking Engine’ (goed, voorbeeld op de website van B&B Saenliefde in Wormer).
• Hotelchamp uit Nederland heeft een mooie booking engine die als widget naadloos in de eigen website geïntegreerd kan worden.
• Siteminder uit Australië heeft The Booking Button (goed, voorbeeld op de website van hotel 171 in Rotterdam).
• Smart Booking Engine van Smarthotel uit Nederland (voorbeeld op de website van Hotel Central in Roosendaal).
• Bedandbreakfast.nl uit Nederland eenvoudige oplossing voor op je eigen website (voorbeeld op de website van B&B De Heeren van Tuil in Tuil).
• Meer booking engines op hoteltechreport.com.

Aandachtspunten bij het selecteren van een reserveringsformulier

Koppelingsmogelijkheden met andere systemen

Als jouw accommodatie ook via andere websites gereserveerd kan worden is het wel zo handig dat alle reserveringen in één centraal reserveringssysteem terecht komen, overal dezelfde prijzen worden gehanteerd en overal precies bekend is hoeveel kamers er nog beschikbaar zijn. Hiervoor is een koppeling nodig met een reserveringssysteem en/of een channel manager.

Het ideale reserveringsformulier sluit volledig aan op het aanbod en de tariefstructuur van jouw accommodatie. Gebruik je al een reserveringssysteem of channel manager? Vraag dan eerst aan de leverancier of deze ook een geïntegreerd online reserveringsformulier levert. Deze sluit vaak het beter aan op het eigen systeem dan reserveringsformulieren van andere leveranciers.

Bepaal wat er op je website gereserveerd moet kunnen worden en vraag aan de leverancier van het reserveringsformulier of dat mogelijk is. Een paar voorbeelden:

Op kunnen vragen van de beschikbaarheid

Dit is de meest gebruikte manier om te controleren of er kamers beschikbaar zijn, ongeacht het type kamer. Je vult de aankomst en vertrekdatum in en het systeem geeft een overzicht van de beschikbare kamers en prijzen.

Kunnen reserveren van een specifieke kamer of kamertype

Als je verschillende kamertypes hebt die op je website worden toegelicht, dan wil je dat je direct een specifiek kamertype kunt reserveren. Dus als je bij de ‘suite’ op de ‘Boek nu’ knop klikt, dan moet je de prijzen en beschikbaarheid van de suite krijgen.

Kunnen reserveren van een specifiek arrangement

Als je (meerdaagse) arrangementen hebt die op je website worden toegelicht, dan wil je dat je direct een specifiek arrangement kunt reserveren. Dus als je bij het ‘midweekarrangement’ op de ‘Boek nu’ knop klikt dan moet je de prijzen en beschikbaarheid van het midweekarrangement krijgen. Liefst ook nog per kamertype, want een midweekarrangement in een Suite is duurder dan in een standaard kamer.

Kunnen reserveren van extra’s

Denk hierbij aan een ontbijt of diner, een fles wijn op de kamer, fietshuur en een toeslag voor een late check-out.

Taalkeuze van het reserveringsformulier

Als je website is vertaald, dan wil je dat iemand die de website in het Engelse bezoekt ook in het Engels kan reserveren. Het reserveringsformulier moet dus in dezelfde talen als de website aangeboden worden. Technisch gezien moet het bovendien mogelijk zijn het reserveringsformulier in een specifieke taal te openen, zodat die Engelstalige website bezoeker meteen in het Engels kan reserveren (zonder opnieuw de  taal te moeten kiezen).

Aangeboden mogelijkheden om te integreren op je eigen website

Afhankelijk van de leverancier kan het formulier op verschillende manieren op je website worden geïntegreerd.

• Ingebed met een widget of plugin. Hiermee wordt het formulier onderdeel van je website. Dit geeft het mooiste resultaat.
• Ingebed met een iFrame. Hiermee wordt het reserveringsformulier vanaf de website van de leverancier in jouw eigen website opgenomen. Het formulier lijkt een onderdeel van je website maar is het niet. Dit geeft een minder mooi resultaat.
• Met een link of knop. Hiermee zet je een link of knop op je website. Als je daarop klikt wordt het reserveringsformulier vanaf de website van de leverancier in een popup of nieuw venster/tabblad geopend. Dit is de minst mooie oplossing.

2) Channel managers voor hotels

Er zijn honderden externe websites waar je hotels, B&B’s en appartementen kunt reserveren. Denk bijvoorbeeld aan Booking, Expedia, Trivago, Bedandbreakfast, AirBnB, Wimdu, Housetrip, Belvilla en Homeaway.

Een channel manager zorgt ervoor dat op alle gekoppelde websites dezelfde prijzen gelden en op ieder moment bekend is hoeveel kamers er nog beschikbaar zijn. De channel manager ontvangt alle reserveringen die op alle kanalen zijn gemaakt en zorgt ervoor dat de beschikbaarheid overal automatisch worden bijgewerkt. Voorbeelden van channel managers:

• Cubilis van Stardekk uit België.
• e4jConnect uit Italië, gemaakt voor de Vik Booking Engine voor WordPress en Joomla.
• MyAllocator van Cloudbeds uit Amerika met kantoren in Duitsland en Engeland.
• OpenGDS van Maxmind uit Nederland is een gratis platform dat meer dan 145 channel managers, reserveringssystemen en boekingsites aan elkaar koppelt en met elkaar synchroniseert.
• RezExchange van Amadeus (voorheen Hotel Concepts en iTesso uit Breda).
• SiteMinder uit Australië met kantoren in Duitsland en Engeland.
• Smarthotel onderdeel van Hoteliers uit Nederland.
• SynXis Channel Connect van Sabre Technology uit Amerika met kantoor in Amsterdam.
• Meer channelmanagers op Capterra.nl en Hoteltechreport.com.

Gebruik je al een hotelmanagementsysteem? Vraag dan eerst aan de leverancier of deze directe koppelingsmogelijkheden met de door jouw gebruikte boekingssites heeft. Je hebt dan geen channel manager nodig.

Kosten: meestal een vast bedrag per verwerkte reservering. Soms een vast bedrag per maand.

3) Reserveringssystemen voor hotels en B&B’s

Een reserveringssysteem, ook wel Propery Management System (PMS) genoemd is het basissysteem voor iedere logiesverstrekker. In dit systeem staan alle kamers, prijzen en reserveringen. Het systeem houdt bij welke gasten aankomen en vertrekken, welke kamers schoon gemaakt moeten worden en wat iedere gast moet betalen.

De meeste reserveringssystemen leveren ook een reserveringsformulier waarmee je reserveringen op je eigen website kunt aannemen. En soms zijn er directe koppelingen met externe reserveringswebsites waardoor een channel manager overbdig is. Voorbeelden van reserveringssystemen die vaak in Nederland gebruikt worden zijn:

Voor hotels en B&B’s

• Beds24 uit Duitsland.
• Bookingplanner van Stardekk uit België.
• Clock PMS uit Engeland.
• CloudBeds uit Amerika met kantoren in Duitsland en Engeland.
• Easybooking uit Oostenrijk.
• Freetobook uit Engeland.
• Littlehotelier.com van Siteminder uit Australië met kantoren in Duitsland en Engeland.
• Lodgegate uit Nederland van Hotels online.
• Lobbi by Mancloud uit België.
• Mews met hoofdkantoor in Amsterdam. Heeft in 2019 Planet Winner uit België overgenomen.
• MyTourist uit Nederland.
• Opera Cloud PMS en Opera PMS van Oracle uit Amerika met Nederlandse leverancier van Hessen (voorheen van Micros-Fidelio).
• Oscar van Redforts uit Spanje met kantoor in Nederland.
• Protel uit Duitsland met Nederlandse leverancier The Flow Pack.
• RezLynx van Guestline uit Engeland met kantoor in Nederland.
• Roomracoon uit Nederland.
• SynXis Property Hub van Sabre Technology uit Amerika met kantoor in Nederland.
• VIPS CloudPMS van Freetime Hospitality B.V. (voorheen Piccotello van Hospitality Systems Holland) uit Nederland.
• Meer reserveringssystemen op Capterra.nl en Hoteltechreport.com.

Voor vakantiehuizen en de recreatiemarkt

De volgende systemen zijn specifiek gemaakt voor campings, bungalowparken en verhuurorganisaties van vakantiehuizen.

• Booking Experts uit Nederland.
• Bukazu uit Nederland.
• Huurkalender uit Nederland.
• Recranet uit Nederland (Vlissingen).
• Reflex Booking uit Nederland (Culemborg).
• Tibos en Catbooking van CAT automatisering uit Nederland (Uden).
• Tommy Booking Support van AICN Automatisering uit Nederland (Veenendaal).
• Meer keuze op hoteltechreport.com.

WordPress reserveringssystemen

Voor WordPress websites zijn er plugins waarmee je een reserveringssysteem voor hotels en B&B’s op je website kunt plaatsen. Je hebt dan een combinatie van een reserveringssysteem en een reserveringsformulier in één. Het nadeel van deze systemen is dat er beperkte support is en géén of beperkte koppelingsmogelijkheden met externe systemen en boekingssites zijn. Voorbeelden:

• Hbook van maestrel
• Easy WP Hotelier
• Opal Hotel Room Booking
• Vik Booking
• WP Hotel Booking van ThimPress

Kiesadvies

Kies bij voorkeur een hotelmanagementsysteem dat alle onderdelen integreert. Als je losse systemen kiest, kijk dan goed naar de functionaliteit die je nodig hebt en of ieder onderdeel overweg kan met de prijsstructuur van jouw accommodatie. Niet ieder systeem ondersteunt bijvoorbeeld meerdaagse arrangementen of week/weekend/midweek tarieven zoals voor appartementen en vakantiehuizen gebruikelijk is.

Hou ook rekening met de kosten van ieder onderdeel. Voor het ene systeem betaal je een vast bedrag per maand, terwijl je voor een ander systeem met dezelfde functionaliteit een bedrag per verwerkte reservering of commissiepercentage moet betalen.

Vragen of iets toe te voegen?

Ik hoop dat ik je met deze informatie verder heb kunnen helpen. Heb je nog vragen of iets toe te voegen? Neem dan gerust contact met mij op.