Online reserveringssystemen voor hotels en B&B’s

Je bent hier: Home » Website Tips » Online reserveringssystemen voor hotels en B&B’s

Waar kan iemand een kamer in jouw hotel reserveren?

De website van een hotel, bed & breakfast of welke andere logiesverstrekkers dan ook, kan niet zonder eigen reserveringssysteem. Je gasten verwachten dat er op jouw website direct gereserveerd kan worden. Bovendien bespaar je met een eigen online reserveringssysteem op de commissiekosten van externe boekingssites. Deze kosten kunnen oplopen tot wel 20% van de overnachtingsprijs. In dit artikel geef ik een overzicht van reserveringssystemen die vaak door hotels en bed & breakfasts worden gebruikt.

Hotels en andere logiesverstrekkers maken gebruik van meerdere softwareprogramma’s om reserveringen aan te nemen en bij te houden. In dit artikel maak ik onderscheid tussen de volgende drie systemen:

  1. Een reserveringssysteem (het basissysteem met alle reserveringen, ook wel PMS, Property Management System genoemd)
  2. Een reserveringsformulier (voor op je eigen website, ook wel WBE, Web Booking Engine genoemd)
  3. Een channel manager (koppeling met externe boekingskanalen)

Je kunt deze systemen bij verschillende leveranciers afnemen en aan elkaar koppelen. Maar er zijn ook leveranciers die een alles-in-één pakket leveren waardoor alle onderdelen automatisch aan elkaar zijn gekoppeld. 

Deze systemen zijn aan elkaar gekoppeld zodat ieder systeem op ieder moment weet hoeveel kamers er nog beschikbaar zijn en wat deze kosten.

 

1) Hotelmanagementsystemen voor hotels en B&B’s

Een hotelmanagementsysteem of Propery Management System (PMS) is  het basissysteem voor iedere logiesverstrekker. In dit systeem staan alle kamers, prijzen en reserveringen. Het systeem houdt bij welke gasten aankomen en vertrekken, welke kamers schoon gemaakt moeten worden en wat iedere gast moet betalen.

De meeste hotelmanagementsystemen leveren ook een reserveringsformulier waarmee je reserveringe op je eigen website kunt aannemen. Voorbeelden van hotelmanagementsystemen die vaak in Nederland gebruikt worden zijn:

Voor hotels en B&B’s

  • Beds24 uit Duitsland.
  • Bookingplanner van Stardekk uit België.
  • CloudBeds uit Amerika met kantoren in Duitsland en Engeland.
  • CloudInn uit België (Nederlandse leverancier van Hessen).
  • Easybooking uit Oostenrijk.
  • Freetobook uit Engeland.
  • IDPMS van Amadeus uit Amerika met kantoor in Nederland (nam Hotel Concepts en iTesso over).
  • Littlehotelier.com van Siteminder uit Australië met kantoren in Duitsland en Engeland.
  • Lodgegate uit Nederland van Hotels online.
  • Mancloud uit België.
  • Mews met hoofdkantoor in Amsterdam. Heeft in 2019 Planet Winner uit België overgenomen.
  • MyTourist uit Nederland.
  • Opera en Suite 8 van Oracle uit Amerika met Nederlandse leverancier van Hessen (voorheen van Micros-Fidelio).
  • Oscar van Redforts uit Spanje met kantoor in Nederland.
  • Protel uit Duitsland met Nederlandse leverancier The Flow Pack.
  • RezLynx van Guestline uit Engeland met kantoor in Nederland.
  • Roomer uit IJsland met kantoor in Nederland.
  • Roomracoon uit Nederland.
  • SynXis Property Hub van Sabre Technology uit Amerika met kantoor in Nederland.

Voor vakantiehuizen en de recreatiemarkt

De volgende systemen zijn specifiek gemaakt voor campings, bungalowparken en verhuurorganisaties van vakantiehuizen.

WordPress reserveringssystemen

Voor WordPress websites zijn er plugins waarmee je een reserveringssysteem voor hotels en B&B’s op je website kunt plaatsen. Je hebt dan een combinatie van een reserveringssysteem en een reserveringsformulier in één. Het nadeel van deze systemen is dat er beperkte support is en géén of beperkte koppelingsmogelijkheden met externe systemen en boekingssites zijn. Voorbeelden:

 

2) Online reserveringsformulier voor op je eigen website

Om online reserveringen via je eigen website aan te kunnen nemen moet er een reserveringsformulier op je website worden geplaatst. Zo’n formulier wordt ook wel een ‘web booking engine’ (WBE) of ‘internet booking engine’ (IBE) genoemd.

Bij de keuze moet je rekening houden met de volgende dingen.

Een koppeling met je reserveringssysteem of channelmanager

Het online reserveringsformulier wordt meestal geleverd door het reserveringssyteem of de channelmanager, waardoor het formulier weet  hoeveel kamers er nog gereserveerd kunnen worden en voor welke prijs. Bovendien komen nieuwe reserveringen dan automatisch in het reserveringssysteem terecht zodat je deze niet hoeft over te typen. Voorbeelden:

  • Hoteliers.com heeft de Responsive boekinsgmodule (zeer goed).
  • Cubilis heeft de Booking engine (goed).
  • Octorate heeft de EVO booking engine (zeer beperkte ondersteuning voor arrangementen).

Twee eenvoudige oplossingen zijn van:

  • Bedandbreakfast.nl levert een formulier voor op je eigen website worden geïntegreerd.
  • Booking.com heeft de bookingButton, een knop die het reserveringsformulier van Booking.com opent in een popup of nieuw venster.

Op de website van HotelTechReport staat een overzicht van nog veel meer leveranciers.

Kamers en arrangementen moeten direct gereserveerd kunnen worden

Het ideale reserveringsformulier sluit volledig aan op het aanbod en de tariefstructuur van jouw accommodatie. Bepaal wat er op je website gereserveerd moet kunnen worden en vraag bij de leverancier van het reserveringsformulier na of dat mogelijk is. Een paar voorbeelden:

Algemene beschikbaarheid opvragen

Dit is de meest gebruikte manier om te controleren of er kamers beschikbaar zijn, ongeacht het type kamer. Je vult de aankomst en vertrekdatum in en het systeem geeft een overzicht van de beschikbare kamers en prijzen.

Reserveren van een specifieke kamer of kamertype

Als je verschillende kamertypes hebt die op je website worden toegelicht, dan wil je dat je direct een specifiek kamertype kunt reserveren. Dus als je bij de ‘suite’ op de ‘Boek nu’ knop klikt, dan moet je de prijzen en beschikbaarheid van de suite krijgen.

Reserveren van een specifiek arrangement

Als je (meerdaagse) arrangementen hebt die op je website worden toegelicht, dan wil je dat je direct een specifiek arrangement kunt reserveren. Dus als je bij het ‘midweekarrangement’ op de ‘Boek nu’ knop klikt dan moet je de prijzen en beschikbaarheid van het midweekarrangement krijgen. Liefst ook nog per kamertype, want een midweekarrangement in een Suite is duurder dan in een standaard kamer.

Taal van de web bookings engine

Als je website is vertaald, dan wil je dat iemand die de website in het Engelse bezoekt ook in het Engels kan reserveren. Het reserveringsformulier moet dus in dezelfde talen als de website aangeboden worden. Technisch gezien moet het bovendien mogelijk zijn het reserveringsformulier in een specifieke taal te openen, zodat die Engelstalige website bezoeker meteen in het Engels kan reserveren (zonder opnieuw de  taal te moeten kiezen).

Manier van integreren op je website

Afhankelijk van de leverancier kan het formulier op verschillende manieren op je website worden geïntegreerd.

  • Ingebed met een widget of plugin. Hiermee wordt het formulier onderdeel van je website. Dit geeft het mooiste resultaat.
  • Ingebed met een iFrame. Hiermee wordt het reserveringsformulier vanaf de website van de leverancier in jouw eigen website opgenomen. Het formulier lijkt een onderdeel van je website maar is het niet. Dit geeft een minder mooi resultaat.
  • Met een link of knop. Hiermee zet je een link of knop op je website. Als je daarop klikt wordt het reserveringsformulier vanaf de website van de leverancier in een popup of nieuw venster/tabblad geopend. Dit is de minst mooie oplossing.

3) Channel managers voor hotels

Er zijn honderden externe websites waar je hotels, B&B’s en appartementen kunt reserveren. Denk bijvoorbeeld aan Booking, Expedia, Trivago, Bedandbreakfast, AirBnB, Wimdu, Housetrip, Belvilla en Homeaway.

Als jouw accommodatie op externe websites kan worden gereserveerd, dan moeten deze websites op ieder moment weten of er nog kamers beschikbaar zijn en wat een overnachting kost. Nadat er een reservering is gemaakt moet de beschikbaarheid overal automatisch worden bijgewerkt. Dit is het werk van een channel manager. Voorbeelden van channel managers:

  • Cubilis van Stardekk uit België.
  • e4jConnect uit Italië, gemaakt voor de Vik Booking Engine voor WordPress en Joomla.
  • Hoteliers uit Nederland  maakt gebruik van SiteMinder.
  • MyAllocator van Cloudbeds uit Amerika met kantoren in Duitsland en Engeland.
  • Octorate uit Italië.
  • Reseliva uit Turkije.
  • RezExchange van Amadeus (voorheen Hotel Concepts en iTesso uit Breda).
  • SiteMinder uit Australië met kantoren in Duitsland en Engeland.
  • Smarthotel uit Nederland.
  • SynXis Channel Connect van Sabre Technology uit Amerika met kantoor in Amsterdam.

Gebruik je al een hotelmanagementsysteem? Vraag dan eerst aan de leverancier of deze directe koppelingsmogelijkheden met de door jouw gebruikte boekingssites heeft. Je hebt dan geen channel manager nodig.

Kosten: meestal een vast bedrag per verwerkte reservering. Soms een vast bedrag per maand.

Kiesadvies

Kies bij voorkeur een hotelmanagementsysteem dat alle onderdelen integreert. Als je losse systemen kiest, kijk dan goed naar de functionaliteit die je nodig hebt en of ieder onderdeel overweg kan met de prijsstructuur van jouw accommodatie. Niet ieder systeem ondersteunt bijvoorbeeld meerdaagse arrangementen of week/weekend/midweek tarieven zoals voor appartementen en vakantiehuizen gebruikelijk is.

Hou ook rekening met de kosten van ieder onderdeel. Voor het ene systeem betaal je een vast bedrag per maand, terwijl je voor een ander systeem met dezelfde functionaliteit een bedrag per verwerkte reservering of commissiepercentage moet betalen.

Vragen of iets toe te voegen?

Ik hoop dat ik je met deze informatie verder heb kunnen helpen. Heb je nog vragen of iets toe te voegen? Neem dan gerust contact met mij op.

 

Esther Borggreve van Queen of Hearts en John-Pierre Cornelissen van Horeca Webservice

Check nu de website van jouw restaurant

Op welk e-mailadres wil je de checklist ontvangen?

Gelukt! Controleer je e-mail inbox om je aanmelding te bevestigen.

Stappenplan 'Hoger in Google'

Op welk e-mailadres wil je het gratis stappenplan ontvangen?

Gelukt! Controleer je e-mail inbox om je aanmelding te bevestigen.

Pin It on Pinterest

Share This